Microsoft Power BI: la Dashboard Manufacturing per estrarre valore dai dati di produzione

La trasformazione digitale ha permesso alle aziende di raccogliere e accedere a grandi quantità di dati. Tuttavia, questo non sempre si traduce in un vantaggio per l’azienda, specialmente quando tali dati sono incorretti o necessitano di molto tempo per essere analizzati. Serve quindi un approccio combinato di processo e tecnologia che permetta di usare al meglio queste informazioni, trasformando i dati grezzi in insight utili al processo decisionale. In questo articolo descriveremo il caso di “La Fiduciaria”, azienda nella quale abbiamo contribuito nell’estrarre valore dai dati di produzione attraverso l’implementazione della nostra “Dashboard Manufacturing” su Microsoft Power BI.

L’azienda e il contesto

La Fiduciaria, azienda di Pianoro (BO) che opera nel settore metalmeccanico, fa parte del gruppo CAM, specializzato nella progettazione e realizzazione di macchine automatiche per il packaging. L’azienda gestisce tutte le attività di post-vendita del gruppo, dalla fornitura di ricambi e formati all’assistenza diretta su richieste di intervento.

L’esigenza del cliente: analizzare le performance di reparto

Nonostante l’introduzione di un sistema MES per l’avanzamento delle quantità prodotte e la raccolta dei tempi effettivi, la Direzione de La Fiduciaria continuava a lamentare una scarsa chiarezza nell’analisi dei dati di produzione. Non si era in grado di identificare correttamente le performance, sia in termini di reparto che sui singoli articoli. Tali Informazioni erano necessarie all’azienda per valutare l’efficienza di reparto e le effettive marginalità di prodotto. Per questo motivo La Fiduciaria ha scelto di avvalersi del supporto consulenziale di OPTA, con un obiettivo ben preciso: rendere evidenti e chiare le performance in produzione.

Dopo alcune sessioni di analisi è apparso evidente come questa scarsa chiarezza fosse causata da un mix di processo e strumento. Nel primo caso era evidente come i dati fossero “sporchi”. Le dichiarazioni delle attività presentavano errori o risultavano imprecise. Inoltre, mancava una figura preposta al corretto controllo e manutenzione di queste informazioni.

I limiti delle analisi con Excel

In più, non era presente uno strumento rapido e intuitivo per le analisi. Poiché i report del MES erano poco chiari e personalizzabili, i dati di produzione venivano analizzati su file Excel, con i seguenti limiti:

• aggiornamento manuale: i tool in Excel richiedevano un’estrazione manuale dei dati del MES e un successivo aggiornamento, sempre manuale. Questa procedura, oltre a richiedere il tempo del personale dedicato, comportava possibilità di errore. Capitava spesso, infatti, che le persone proposte modificassero per sbaglio una formula o copiassero erroneamente i dati, generando analisi inattendibili e scelte non corrette nel processo decisionale.
• capacità limitata: vista la grande mole di dati da analizzare si rendeva necessario utilizzare un file dedicato per ogni mese di analisi altrimenti il tool Excel risultava essere “troppo pesante” per essere analizzato. Questo comportava notevoli inefficienze e complicazioni nello svolgimento di una analisi mirata.

OPTA: un corretto mix tra processo e tecnologia

Abbiamo quindi deciso di intervenire sui due ambiti:

• Lato processo: abbiamo aiutato l’azienda nel riprendere le procedure di formazione per gli operatori al fine di istruirli sulle corrette modalità di dichiarazione. Parallelamente, sono state attivate procedure organizzative di controllo e monitoraggio per garantire l’assenza di macro-errori nelle dichiarazioni e arrivare ad avere dei dati “puliti”.
• Lato tecnologico: abbiamo implementato la nostra “Dashboard Manufacturing” su Microsoft Power BI per superare i limiti dello strumento Excel tramite appunto questo strumento di Business Intelligence. La Dashboard Manufacturing è stata scelta poiché in grado di gestire molti dati in maniera rapida, fornendo informazioni aggiornate e di veloce lettura senza necessità di aggiornamenti manuali.

Applicazione di Microsoft Power BI in La Fiduciaria

L’implementazione della Dashboard Manufacturing in Microsoft Power BI si è articolata in cinque fasi:

1. Analisi delle esigenze e dei KPI necessari: sono state analizzate le informazioni raccolte dal MES e la loro adeguatezza per alimentare la “Dashboard Manufacturing”. In questa fase sono stati condivisi anche i nostri report standard OPTA e adattati alle esigenze del cliente. In particolare, i report indispensabili erano: OEE (efficienza), quadratura ore degli operatori e analisi dello storico degli ordini.
2. Interconnessione dati e configurazione ambiente Microsoft Power BI: dopo aver identificato i dati necessari, abbiamo interfacciato il nostro strumento alle tabelle del MES e ad altre tabelle di appoggio. Successivamente, è stato configurato l’ambiente cloud di Power BI.
3. Sviluppo dei Report: sono stati creati i report definiti in fase di analisi, individuando le misure di calcolo con l’azienda e le varie viste e visualizzazioni dei singoli report.
4. Condivisione e Fine Tuning: è stata svolta un’attività di condivisione e formazione sull’ambiente Microsoft Power BI agli utenti finali. Durante questa fase, spesso vengono integrati piccoli aggiustamenti o nuove esigenze non rilevate durante l’analisi iniziale.
5. Accompagnamento della lettura dei dati e supporto organizzativo: non ci siamo limitati solo a introdurre uno strumento, ma abbiamo continuato ad aiutare l’azienda nell’estrarre valore da queste informazioni, supportandola nell’individuazione e nell’applicazione delle azioni di miglioramento.

I risultati dell’intervento di OPTA e dell’applicazione di Microsoft Power BI

Grazie all’introduzione della “Dashboard Manufacturing” di OPTA, l’azienda ha ottenuto i seguenti risultati:

• Evidenza delle performance dei reparti produttivi (efficienza e relative perdite);
• Evidenza degli scostamenti tra i tempi standard e i tempi effettivi e, quindi, marginalità di prodotto effettive più accurate;
• Trasparenza delle informazioni: con un modello standard di analisi, tutte le persone coinvolte parlano la stessa lingua evitando fraintendimenti ed evitando situazioni in cui ogni fruitore dei dati possa utilizzare o interpretare le informazioni a propria discrezione;
• Aggiornamento dei dati automatico: ovvero saving in termini di tempo (1h/gg media recuperata);
• Maggiore qualità del dato: gli errori dovuti agli aggiornamenti manuali sono stati eliminati.

Questo strumento ha poi gettato le basi per l’avvio di una campagna tempi per il corretto riallineamento tra standard e tempo effettivo.

Microsoft Power BI: la divisione Delivery Tools di OPTA

Se ci limitiamo solo allo strumento, rischiamo di creare delle applicazioni che rimangono delle “incompiute”. Dunque, se con La Fiduciaria ci fossimo limitati alla sola implementazione dello strumento, l’azienda avrebbe avuto una Dashboard evoluta ma priva di valore in quanto popolata da dati non corretti. L’obiettivo della nostra divisione Delivery Tools è proprio quello di evitare queste problematiche, attraverso il giusto mix di processo e tecnologia. Il nostro team eterogeneo è in grado di affiancare i clienti per comprenderne a fondo le esigenze e gli obiettivi aziendali per poi individuare,o eventualmente progettare ad-hoc, la dashboard che meglio riesce a supportare l’azienda nel prendere decisioni consapevoli.

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