In fase di analisi dati, può succedere che i tempi di caricamento e aggiornamento siano troppo lunghi. Oppure, che molti dei dati estratti non servano affatto e contribuiscano solo a creare confusione. In questo articolo esploreremo alcuni dei vantaggi legati all’applicazione di Microsoft Power BI, attraverso un caso reale di creazione di dashboard personalizzate presso un nostro cliente.
Vediamo quindi uno dei principali motivi del perché la tua azienda ha bisogno di Microsoft Power BI.
Gli strumenti standard di analisi non bastano più
Partiamo da un concetto già espresso: gli strumenti standard di analisi non sono più sufficienti a fronteggiare la grande mole di informazioni oggi disponibili. In questo caso, anche i sistemi più diffusi nelle aziende, come il classico Excel, si trovano a corto di risorse. Per descrivere meglio questo limite cui le aziende spesso devono far fronte, raccontiamo l’esempio di una recente applicazione di Microsoft PowerBI presso un nostro cliente in ambito operations.
Caso di studio: Microsoft Power BI per analisi rapide dei dati di produzione
Il nostro cliente aveva l’esigenza di dotarsi di uno strumento che permettesse di visualizzare i dati storici di produzione in maniera rapida ed efficace. In particolare, si voleva poter individuare un tempo medio effettivo di produzione e capire se questo fosse allineato a quelli preventivati in fase di offerta.
L’azienda utilizzava un MES ma i report messi a disposizione dalla software house non contenevano tutte le informazioni necessarie; al contrario, ne erano presenti altre di nessuna utilità.
Questi report standard mostravano, quindi, solo una visione parziale dello scenario da analizzare. Allo stesso tempo, l’aggiornamento di queste viste si presentava come decisamente laborioso: era necessario lavorare a monte con i filtri (data inizio-fine, operatore, macchina, ordine) per ridurre il tempo di aggiornamento, ma questo rischiava di compromettere la completezza dei dati forniti. Il rischio era appunto quello di non visualizzare informazioni utili, come ad esempio la possibilità che lo stesso codice articolo potesse essere prodotto su centri di lavoro diversi.
Microsoft Power BI vs Excel: un confronto
La soluzione che l’azienda ha adottato internamente è stata quella di estrarre i dati e rielaborarli in Excel. E qui sono venuti a galla tutti i limiti di questo strumento. Solo per darvi un’idea, l’orizzonte temporale di analisi richiesto era degli ultimi 5 anni. A causa dei limiti di Excel l’azienda ha quindi creato cinque file diversi, uno per ogni anno. Da qui era possibile analizzare i dati, legarli ad altre informazioni utili e visualizzarli nel modo più congeniale.
Tuttavia, nel momento in cui occorresse analizzare lo storico di un determinato codice articolo, era necessario effettuare una ricerca su ogni file e, successivamente, riepilogare a mano le informazioni raccolte in un unico strumento. Anche qui, tanto tempo perso, sia nella ricerca che nell’attesa dell’aggiornamento e del caricamento dei file Excel. Il cliente ci ha confidato che, ogni analisi richiedeva un tempo significativo per essere portata a termine e questo risultava inefficiente.
Vantaggi delle dashboard Microsoft Power BI
Le dashboard create su Microsoft Power BI hanno permesso di elaborare report personalizzati sulla base delle esigenze del cliente, visualizzando solo le informazioni ritenute pertinenti e necessarie per quel tipo di analisi e garantendo velocità di aggiornamento e rapidità dei risultati. Descriviamo meglio questi aspetti.
In termini di tempo, quindi efficienza, la differenza tra i due sistemi è stata evidente. Infatti, essendo Microsoft Power BI interconnesso direttamente alle base dati, i tempi di estrazione sono stati pressoché azzerati. In passato, invece, era necessario entrare nel MES, estrarre i dati, e “copia-incollarli” su Excel. Inoltre, grazie alle potenzialità di calcolo di Microsoft Power BI, i tempi di analisi si sono velocizzati moltissimo: non erano più necessari cinque file diversi, poiché tutto diventava visualizzabile immediatamente all’interno di un’unica dashboard Power BI. Lo stesso dicasi per la visualizzazione de dati storici e per il confronto su più anni.
Ugualmente importante il punto riguardo alla visualizzazione delle sole informazioni ritenute indispensabili. Quelle inutili o ridondanti incidono in due modi:
- appesantiscono inutilmente gli strumenti di calcolo, aumentando i tempi di elaborazione e analisi
- inconsciamente, rendono più difficoltosa l’analisi stessa: più dati ci sono, più aumenta il rischio di perdersi tra queste informazioni e, dunque, di commettere errori
Gli strumenti di Business Intelligence, Microsoft Power BI incluso, forniscono ad un costo relativamente basso la possibilità di creare dei report su misura delle esigenze del cliente.
È chiaro però che il solo strumento non basta. Come descritto nell’ articolo “Business Intelligence: cos’è e a cosa serve ” per rendere efficace l’applicazione di una Business Intelligence è fondamentale lavorare anche a un livello più alto e strategico. “Che dati mi servono? Quando li devo visualizzare? A quale scopo? Chi è il responsabile di questi dati?”: sono tutte domande che devono trovare una risposta prima del progetto implementativo.
La divisione Delivery Tools: un approccio integrato
L’obiettivo della nostra divisione Delivery Tools è quello di evitare l’introduzione di strumenti che restino applicazioni incompiute, inutili e non efficaci.
All’interno della divisione sono presenti esperti di processi aziendali e di Microsoft Power BI, un team eterogeneo in grado di affiancare i clienti per comprendere a fondo le sue esigenze e gli obiettivi aziendali. Utilizzando le best practices del settore e la nostra esperienza approfondita sui processi, OPTA può affiancare l’azienda nella progettazione e nella implementazione di dashboard efficaci su Microsoft Power BI.
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