Il ruolo strategico dell’ufficio tecnico nelle aziende che producono su commessa

Nelle aziende manifatturiere orientate alla produzione su commessa, l’ufficio tecnico svolge un ruolo cruciale nel garantire la precisione, l’efficienza e la tempestività nella consegna dei prodotti. Tuttavia, questo compito non è privo di insidie, insite nella complessità delle specifiche, nella gestione delle risorse e nella necessità di rispondere rapidamente alle modifiche dei requisiti. In questo contesto, un adeguato mix di analisi ed efficientamento dei processi unito all’adozione dei software adatti può rappresentare una soluzione fondamentale per superare le difficoltà operative.

La complessità dei progetti e dei dati

I progetti su commessa possono essere estremamente complessi vista la loro unicità, richiedendo una progettazione dettagliata e personalizzata. Questa complessità può portare a sfide nell’identificazione e nella gestione di tutte le variabili coinvolte.

Uno dei principali ostacoli che gli uffici di progettazione devono superare è quello relativo alla gestione della complessità delle specifiche del cliente. Spesso, infatti, i requisiti possono variare considerevolmente da un progetto all’altro richiedendo una flessibilità e una personalizzazione molto elevata.

È intuibile come la gestione efficace dei dati di progettazione sia essenziale. La mole di informazioni generate può diventare travolgente e rallentare i processi decisionali. In questo contesto una complessità tipica di difficile gestione consiste nel versioning della distinta base che ha uno sviluppo solitamente a quattro fasi: si parte dalle BOM (bill of materials) commerciali per le vendite per passare a quelle tecniche della progettazione, a quelle operative della produzione per finire con quelle del post-vendita che dovranno essere aggiornate fino alla fine del ciclo di vita del prodotto.

Tenere sempre aggiornate e reperibili le distinte base in modo da essere clonate come modelli per un nuovo progetto o semplicemente per essere consultate per motivi tecnici è estremamente difficile e dispendioso. Tuttavia, una buona organizzazione di questo ciclo, alla lunga può garantire enormi risparmi di tempo e di risorse.

Gestione delle risorse e del tempo dell’ufficio tecnico

Un’altra complessità comune è la gestione delle risorse legata alla pianificazione del personale. Date di consegna strette e scadenze rigorose possono mettere sotto pressione la Progettazione, specialmente quando si tratta di progetti complessi che richiedono un’analisi approfondita. Gestire al meglio l’allocazione dei progettisti sia in termini di tempo che di skill è fondamentale per non creare ritardi nelle consegne dei prodotti ai clienti. Per questo è essenziale avere la massima governance delle attività assegnate alle risorse e dei loro carichi di lavoro.

Comunicazione con il cliente e risposta rapida alle modifiche dei requisiti

Nei progetti su commessa è comune che i requisiti del cliente subiscano modifiche durante il ciclo di progettazione. La capacità di rispondere prontamente e in modo flessibile a questi cambiamenti è essenziale. In tale contesto acquisisce importanza la comunicazione con il cliente, la sua tracciabilità e la maggior chiarezza possibile per mettere a fuoco e interpretare correttamente i requisiti e le eventuali modifiche richieste.

Collaborazione tra le risorse e i reparti

Spesso, a causa della complessità delle commesse, delle specializzazioni dei progettisti e per l’interfunzionalità dovuta a più settori aziendali coinvolti (Ufficio commerciale, Produzione, Post-vendita), si verificano problemi di comunicazione e di gestione della documentazione tecnica che portano, inevitabilmente, a errori, perdite di tempo dovute a continue riunioni di aggiornamento o al reperimento della corretta documentazione.

La comunicazione efficace e la collaborazione sono cruciali per garantire la coerenza e l’efficienza, non solo tra i membri dell’ufficio di progettazione ma anche tra i diversi reparti coinvolti, e contribuiscono a raggiungere l’obiettivo del rispetto delle tempistiche.

Gestire le commesse: aspetti normativi e norme di sicurezza

Settori specifici possono essere soggetti a normative rigorose o standard di sicurezza. Assicurarsi che i progetti siano conformi a queste norme può risultare una sfida aggiuntiva ed è necessario, anche per l’ufficio tecnico, gestire al meglio le scadenze normative e gli aggiornamenti delle stesse in collaborazione con l’ufficio qualità.

Formazione continua e aggiornamenti tecnologici

Tenersi aggiornati sulle nuove metodologie di progettazione e sulle tecnologie più innovative richiede investimenti per la formazione continua del personale così come per l’adozione di nuovi strumenti.

Qual è dunque il giusto approccio per risolvere queste problematiche e mettere in efficienza i processi della progettazione?

L’ottimizzazione richiede un approccio strategico che combini una serie di attività sequenziali, tutte di pari importanza perché propedeutiche una all’altra. Vediamo quali.

Analisi ed efficientamento dei processi di gestione delle commesse

Prima di implementare qualsiasi cambiamento, è essenziale condurre un’analisi rigorosa dei processi esistenti che valuti i flussi di lavoro, identifichi le inefficienze e metta in evidenza le aree di miglioramento.

Solo a questo punto è possibile procedere con l’ottimizzazione dei processi (semplificazione delle procedure, efficientamento delle attività ripetitive, revisione dei flussi di lavoro per ridurre i tempi di progettazione, ecc.).

Adozione di software specializzati per l’ufficio tecnico

Gli uffici di progettazione traggono enormi benefici dall’adozione di software specializzati, progettati per migliorare la produttività e la qualità del lavoro. Software CAD avanzati, sistemi come i PLM utili per una completa gestione del ciclo di vita del prodotto, piattaforme PPM per la gestione del progetto e per la pianificazione del personale e strumenti BPM per le archiviazioni documentali e la collaboration sono solo alcuni esempi. Questi strumenti offrono funzionalità avanzate per la progettazione riducendo il rischio di errori e accelerando i tempi di consegna.

Integrazione dei processi e dei software

Un approccio organico richiede l’integrazione sinergica tra i processi e l’adozione di software specializzati, che dovrebbero essere selezionati in base alle esigenze specifiche dell’ufficio tecnico e integrati in modo fluido nei flussi di lavoro esistenti. Questo assicura un utilizzo ottimale delle risorse e una transizione senza intoppi verso processi più efficienti.

Monitoraggio e aggiornamento continuo

Il miglioramento continuo è essenziale. Dopo l’implementazione di cambiamenti e l’adozione dei software, è importante monitorare costantemente i risultati e apportare aggiornamenti in base all’evoluzione delle esigenze dell’azienda e del mercato.

In conclusione, l’ottimizzazione degli uffici di progettazione nelle aziende che producono su commessa richiede un approccio strategico che combini analisi dei processi, efficientamento operativo e adozione di software specializzati. Questo mix sinergico non solo supera le difficoltà operative ma crea anche una base solida per l’innovazione continua e la competitività in un mercato sempre più dinamico.

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