In molte realtà aziendali l’area dei trasporti e delle spedizioni nazionali e internazionali non viene curata con la necessaria attenzione, in quanto richiede competenze specialistiche non sempre presenti all’interno dell’organizzazione.
Le tipologie di trasporti e di spedizioni possono essere molteplici: trasporti nazionali, internazionali, via gomma, via mare, via aereo, via treno, spedizioni intermodali, spedizioni espresse etc. È necessario avere conoscenze approfondite per poter valutare la modalità di trasporto e spedizione più adeguata ad ogni singola esigenza di consegna di merce.
Nelle spedizioni internazionali la situazione si complica ulteriormente poiché le molte voci di costo che compongono il valore del servizio (costi per il ritiro merce, operazioni doganali, handling, soste nei porti etc.) rendono ancora più difficile la valutazione di convenienza e la scelta del vettore adeguato.
A quanto detto si deve aggiungere che, in Italia più che in altri paesi europei, il settore dei trasporti è caratterizzato da un panorama di piccoli operatori, molto spesso “cresciuti dal basso”; sebbene risultino molto flessibili nel seguire le esigenze del cliente, non sempre sono adeguati, per dimensione e professionalità, ad affrontare la complessità di una logistica industriale moderna. Questa, infatti, richiede soluzioni anche complesse e dimensioni significative per ottenere economie di scala e, di conseguenza, riduzione dei costi, a fronte di un miglior servizio.
Ciò che rende impegnativo il processo di ottimizzazione nell’utilizzo delle risorse è il fatto che l’acquisto del servizio di trasporto e spedizione difficilmente viene centralizzato in un unico ente, essendo spesso demandato a due o tre uffici diversi all'interno dell'azienda: l’ufficio acquisti per i trasporti in entrata di materie prime e di semilavorati, l’ufficio commerciale Italia o estero per quanto riguarda le spedizioni ai clienti. Questo naturalmente rende più difficile tenere sotto controllo questi costi e la correttezza delle scelte effettuate dai singoli acquirenti del servizio di trasporto e spedizione.
L’azienda, infine, ha a disposizione limitati strumenti per effettuare la corretta scelta dell’acquisto del servizio e per il controllo delle fatture di trasporto e di spedizione merci, con un conseguente incremento dei costi non sempre accompagnato da un buon servizio.
Per queste ragioni, per mettere sotto controllo questa area sarebbe necessario attuare i seguenti passi:
- Effettuare un check completo dell’area dei trasporti e delle spedizioni ovvero mappare tutte le tipologie utilizzate dall’azienda (via camion, via mare, via aereo etc.), sia continuativamente sia sporadicamente. Di ognuna di esse occorre individuare gli operatori utilizzati ed i relativi contratti in essere, nonché valutare le modalità di impiego in funzione del livello di servizio richiesto dal cliente e alle caratteristiche della merce da trasportare. L’obiettivo è individuare i punti critici su cui intervenire, i più frequenti dei quali sono:
- una organizzazione non strutturata dei trasporti nata da stratificazione di più interventi
- una forte insaturazione dei giri di consegna
- tariffe di alcuni vettori non in linea col mercato
- costi elevati connessi alla gestione dei vettori
- scollamento della funzione logistica, in particolare relativamente alle attività di definizione dei contratti con gli operatori, acquisto del servizio e controllo dei costi sostenuti
- contratti non correttamente formalizzati o addirittura mancanti
- Analizzare dettagliatamente le fatture dei fornitori per verificare gli effettivi costi di spedizione sostenuti e la corretta applicazione dei contratti in essere: il controllo delle fatture passive in capo all’ufficio amministrativo, che spesso non ha gli strumenti e le competenze per il corretto controllo degli addebiti effettuati dagli operatori logistici, può comportare addebiti impropri difficilmente intercettabili. I contratti di trasporto hanno delle complessità tecniche che richiedono competenze specifiche per la loro analisi ed interpretazione.
- Ridurre il parco fornitori e semplificare gli aspetti contrattuali: la molteplicità dei rapporti che vengono stratificati negli anni con gli operatori del settore possono comportare un allargamento eccessivo del parco dei fornitori; tutto ciò fraziona i volumi delle spedizioni su più operatori abbassando il potere contrattuale dell’azienda ed aumentando esponenzialmente la complessità nella gestione dei fornitori stessi e nel controllo dei costi.
- Procedere ad una riorganizzazione della funzione logistica: riunire in un’unica funzione le attività di gestione dei contratti con i vettori, l’acquisto del servizio, il controllo delle fatture fornitori, i monitor per l’andamento costi e il livello di servizio, permette di risolvere molti dei punti critici già citati che derivano dallo scollamento della funzione logistica tra più aree aziendali. In alternativa, è necessario che la funzione aziendale deputata alla definizione dei contratti con gli operatori (normalmente l’ufficio acquisti) venga affiancata dalla funzione aziendale che acquista il servizio e che dovrà essere coinvolta anche nel controllo delle fatture, così come nella verifica del rispetto degli obiettivi di budget e di riduzione dei costi.
- Avviare un controllo sistematico delle fatture con il supporto dei sistemi informativi, ovvero formalizzare una procedura di lavoro che, sfruttando tutte le semplificazioni introdotte nell’area trasporti e spedizioni (riduzione parco fornitori, semplificazione contratti, etc.) permetta di disporre di strumenti di controllo efficaci e di facile utilizzo.
Il miglioramento dell’organizzazione nell’area dei trasporti e delle spedizioni, oltre a permettere una riduzione significativa di una voce di costo importante nei bilanci delle aziende (i costi di spedizione incidono dal 3% al 10% del valore del fatturato) può essere utilizzata come leva di vendita laddove, una volta raggiunta una elevata efficienza della funzione in oggetto, si riesca a ribaltarne i benefici sui propri clienti attraverso minori costi e tariffe.
